Hướng dẫn Toàn diện về Tủ lưu trữ Chìa khóa an toàn

Hướng Dẫn Toàn Diện Về Tủ Đựng Chìa Khóa An Toàn

Tủ đựng chìa khóa được thiết kế để lưu trữ chìa khóa một cách an toàn và tiện lợi, giúp tổ chức và nhận diện nhanh chóng. Việc tập trung các chìa khóa vào một tủ đựng chìa khóa phù hợp sẽ đảm bảo tất cả nằm tại một vị trí duy nhất, dễ dàng kiểm tra xem có những chìa khóa nào và quản lý hiệu quả.

Trên thị trường hiện nay có nhiều loại tủ đựng chìa khóa, từ các mẫu khóa cơ bản đơn giản đến các phiên bản nâng cao với hệ thống theo dõi chìa khóa, phù hợp cho ứng dụng dân dụng, thương mại và công nghiệp.

Việc bảo vệ chìa khóa trong tủ và duy trì an ninh chìa khóa là vấn đề quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp chịu trách nhiệm quản lý tài sản giá trị cao như xe cộ, bất động sản và thậm chí cả thuốc men.

Ngoài ra, trong một số ứng dụng đặc thù, tủ đựng chìa khóa đóng vai trò rất quan trọng, đặc biệt là trong quy trình Khóa & Treo thẻ an toàn (LOTO - Lock Out, Tag Out, Try Out), nơi sử dụng ổ khóa an toàn và chìa khóa để khóa cách ly máy móc trong quá trình bảo dưỡng và sửa chữa, ngăn chặn việc cấp năng lượng trở lại một cách bất ngờ gây nguy hiểm đến tính mạng.

Đối với các ứng dụng này, các nhà cung cấp chuyên dụng còn cung cấp tủ đựng ổ khóa an toàn và tủ khóa chìa khóa chuyên dụng. Các tủ này được thiết kế để lưu trữ ổ khóa an toàn với nhiều kích cỡ khác nhau, thường có thanh ray điều chỉnh và móc treo cách xa nhau để phù hợp với các loại ổ khóa an toàn kích thước đa dạng.

Nhiều doanh nghiệp cần nhận diện, lưu trữ, định vị và quản lý chìa khóa trong tủ đựng chìa khóa, ví dụ như đại lý ô tô, môi giới bất động sản, cơ sở y tế như bệnh viện và nhà dưỡng lão, quản lý đội xe, cho thuê xe, bãi đỗ xe dài hạn, khách sạn và các doanh nghiệp liên quan đến bất động sản.

Bên cạnh đó, hệ thống an ninh chìa khóa, ổ khóa an toàn và quản lý chìa khóa là yếu tố thiết yếu cho nhiều doanh nghiệp, bao gồm cả quy trình an toàn Khóa & Treo thẻ an toàn (Lockout Tagout).

I. Tiêu chí chọn mua Tủ đựng chìa khóa

Nếu bạn đang cân nhắc mua tủ lưu trữ chìa khóa, lựa chọn nên dựa trên một số yếu tố chính, bao gồm mục đích sử dụng, phương thức truy cập, vị trí lắp đặt, và khả năng nhu cầu thay đổi trong tương lai khi doanh nghiệp phát triển. Việc lập kế hoạch kỹ lưỡng sẽ giúp bạn chọn được tủ đựng chìa khóa phù hợp nhất với nhu cầu lâu dài.

1. Kích thước & số lượng chìa khóa cần lưu trữ 

Bạn cần lưu trữ bao nhiêu chìa khóa, và kích thước chìa khóa thường là bao nhiêu? Các tủ có kích thước khác nhau sẽ cung cấp dung lượng, số lượng móc treo khác nhau và phù hợp với không gian cụ thể, vì vậy việc chọn kích thước phù hợp là rất quan trọng.

Bạn cũng nên cân nhắc tủ có thanh ray điều chỉnh, cho phép lưu trữ chìa khóa kích thước khác nhau trên móc treo, hoặc tủ sâu hơn nếu cần lưu trữ bó chìa khóa lớn hoặc chìa khóa cồng kềnh có chip transponder (như chìa khóa xe hơi).

Tủ có ngăn lưu trữ chìa khóa bên trong cửa cũng giúp tăng số lượng chìa khóa lưu trữ trong cùng diện tích tủ, rất hữu ích nếu không gian lắp đặt hạn chế.

Tủ đựng chìa khóa thường có dung lượng từ 50-500 móc treo. Nếu chỉ cần lưu trữ ít chìa khóa đơn lẻ hoặc số lượng nhỏ, hộp khóa chìa khóa (key safe) hoặc hộp chìa khóa có thể là lựa chọn lưu trữ an toàn phù hợp hơn, thường dùng cho nhà nghỉ dưỡng hoặc Airbnb. Các hộp khóa ngoài trời cung cấp giải pháp bảo vệ giá rẻ và hiệu quả cho ứng dụng có nhiều người dùng.

2. Chất liệu chế tạo 

Tủ đựng chìa khóa thường được sản xuất từ thép, phổ biến với lớp sơn tĩnh điện.

Nếu doanh nghiệp của bạn liên quan đến tài sản giá trị cao hoặc hoạt động có rủi ro nguy hiểm, việc bảo vệ chìa khóa càng trở nên quan trọng hơn. Đối với ứng dụng thương mại rủi ro cao, cần chọn tủ lưu trữ chìa khóa an toàn cao cấp với kết cấu chắc chắn hơn, thường sử dụng thép dày 3mm và cửa thép dày 6mm.

3. Loại khóa cửa tủ

Tủ đựng chìa khóa có nhiều cơ chế khóa khác nhau, tùy thuộc vào mức độ an ninh và sở thích vận hành, bao gồm:

- Khóa bằng chìa – lựa chọn đơn giản, cho phép truy cập nhanh và dễ dàng

- Khóa bằng mã số – lý tưởng cho ứng dụng cần thay đổi quyền truy cập thường xuyên

- Khóa bàn phím điện tử – bàn phím số thường lên đến 8 chữ số, dùng pin. Cơ chế khóa điện tử còn cung cấp lịch sử truy cập (audit trail).

Ngoài ra còn có các loại khóa khác như khóa an toàn 8 chốt hai rãnh (double-bitted 8-lever) cho ứng dụng yêu cầu an ninh cao. Chìa khóa hai rãnh có hai mặt cắt trên thân chìa, tăng cường bảo mật.

II. Tầm quan sát và Nhận diện khóa

Một số doanh nghiệp và ứng dụng cần quan sát được chìa khóa bên trong tủ khi tủ đã khóa, để kiểm tra nhanh xem chìa khóa cụ thể có sẵn hay không. Điều này đặc biệt hữu ích khi truy cập tủ bị hạn chế nghiêm ngặt vì lý do an ninh.

Tủ đựng chìa khóa có cửa kính hoặc tấm Perspex cho phép người dùng kiểm tra và nhận diện chìa khóa mà không cần mở cửa. Các tủ đựng chìa khóa cửa kính thường được chọn cho ứng dụng an ninh cao, nhưng cũng hữu ích ở bất kỳ nơi nào cần nhận diện chìa khóa nhanh chóng.

Tủ quan sát chìa khóa thường được sử dụng tại bệnh viện để bảo vệ thuốc, đại lý ô tô cho chìa khóa xe và môi giới bất động sản quản lý nhà cửa.

1. Lắp đặt 

Cần xem xét vị trí lắp đặt và lắp tủ đựng chìa khóa. Phải đảm bảo dễ tiếp cận cho người cần sử dụng nhưng vẫn ở vị trí an toàn, bảo mật cho tài sản quan trọng này.

- Treo tường – cách lắp phổ biến nhất, tại vị trí tiện lợi nhưng an toàn để dễ tiếp cận. Lựa chọn phổ biến cho ứng dụng thương mại.

- Lắp trong hốc tường hoặc lõm tường – kích thước và độ sâu tủ sẽ là yếu tố quan trọng.

- Tủ di động hoặc hộp chìa khóa di động – có tay cầm để mang theo và lưu trữ an toàn khi di chuyển. Lý tưởng cho việc tiếp cận bất động sản, ví dụ mục đích bảo trì.

2. Theo dõi chìa khóa 

Khi chìa khóa đã được bảo vệ và tổ chức tại vị trí xác định trong tủ, bạn có thể cần hệ thống quản lý chìa khóa nâng cao hơn để biết chính xác ai đang giữ chìa khóa nào tại bất kỳ thời điểm nào. Đây là yếu tố rất quan trọng đối với ứng dụng Khóa & Treo thẻ an toàn (Lockout Tagout), nhưng cũng hữu ích cho nhiều mục đích thương mại khác.

Hệ thống theo dõi chìa khóa cơ học hoặc điện tử đóng vai trò quan trọng. Hệ thống quản lý chìa khóa sẽ xác định ai đã lấy chìa khóa để dễ dàng tìm lại khi cần, hoặc xác định ai đã giữ chìa khóa tại thời điểm cụ thể.

Hệ thống cơ học không cần điện, đơn giản hơn, sử dụng chốt truy cập cấp cho nhân viên có quyền. Các chốt này được dùng để lấy chìa khóa hoặc bó chìa và giữ nguyên vị trí cho đến khi trả lại. Thường gọi là hệ thống “peg in, peg out”, cung cấp khả năng kiểm soát và quản lý hiệu quả.

Hệ thống theo dõi chìa khóa điện tử cung cấp giải pháp toàn diện hơn cho ứng dụng quản lý số lượng lớn chìa khóa. Các hệ thống này sử dụng công nghệ như RFID, thẻ truy cập, mã PIN hoặc thậm chí nhận diện vân tay và khuôn mặt để kiểm soát truy cập chìa khóa an toàn.

III. Ứng dụng thực tế theo ngành hàng

1. Tủ đựng chìa khóa trong ngành ô tô 

An ninh, trách nhiệm và khả năng tiếp cận chìa khóa đóng vai trò rất lớn trong hoạt động trơn tru của nhiều đại lý ô tô, gara, nhà đấu giá và trung tâm dịch vụ. Việc kiểm soát chìa khóa rất quan trọng vì hệ thống an ninh hiện đại thường khiến xe chỉ có thể bị đánh cắp khi có chìa khóa. Việc thiếu kiểm soát có thể gây thiệt hại lớn, như trường hợp của XYZ Motors.

XYZ Motors vận hành một trung tâm dịch vụ và kiểm định MOT bận rộn với lượng xe lớn mỗi ngày. Đáng tiếc, có hai chìa khóa xe bị mất trong một ngày và đây là sự cố thường xuyên xảy ra trước đó, gây mất thời gian và tiền bạc. Liệu chìa khóa bị mất hay bị đánh cắp? Khách hàng bị chậm nhận xe trong khi nhân viên gara tìm kiếm khắp nơi – dịch vụ không hề đáng tin cậy! Cần giải pháp khẩn cấp để tránh lãng phí thời gian tìm kiếm chìa khóa.

Hợp tác chặt chẽ với Reece Safety, họ đã tìm ra giải pháp không chỉ cho vấn đề an ninh chìa khóa tức thời mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc tiếp cận và chịu trách nhiệm về chìa khóa xe.

Dòng tủ an ninh chìa khóa ô tô của Reece Safety với cửa tự đóng được đánh giá và chọn là giải pháp tiết kiệm chi phí, có các tính năng quan trọng cho môi trường làm việc bận rộn.

Lựa chọn cuối cùng có kết cấu vuông vức chắc chắn, lớp sơn tĩnh điện bền bỉ chịu được môi trường khắc nghiệt và sử dụng nhiều. Thanh móc chìa khóa điều chỉnh mã màu, phù hợp với các độ dài chìa khác nhau, kèm tab chìa khóa có số thứ tự (mỗi bộ phận có màu khác nhau) giúp tổ chức chìa khóa rõ ràng khi mở tủ.

Thanh móc kim loại chắc chắn chịu được tần suất sử dụng cao, với móc cách nhau và kích cỡ phù hợp cho chìa khóa và transponder khác nhau, tránh tình trạng chùm chìa rối, chồng chéo.

Trong trường hợp này, tủ chìa khóa tự đóng được lắp đặt. Chỉ số kiểm soát bên trong (có thể tháo rời) không sử dụng, chìa khóa được lấy ra, ký nhận và ghi chép riêng trong sổ theo dõi. Ổ khóa kỹ thuật số chất lượng cao được trang bị chức năng chốt tự đóng.

Để hoàn thiện tủ cho mục đích sử dụng, tủ được chế tạo với cơ chế cửa tự đóng, đảm bảo tủ không bao giờ bị bỏ mở. Kết quả là chìa khóa luôn an toàn, dễ tiếp cận và chỉ chịu trách nhiệm với người dùng được ủy quyền.

XYZ Motors nhận thấy Tủ An Ninh Chìa Khóa Tự Đóng là giải pháp tiết kiệm chi phí cho vấn đề kiểm soát chìa khóa, mang lại sự chuyên nghiệp hơn trong quản lý chìa khóa bất kỳ lúc nào và tiết kiệm chi phí.

2. Tủ đựng chìa khóa trong lĩnh vực y tế 

Việc kiểm soát, an ninh và chịu trách nhiệm về chìa khóa hiệu quả là yếu tố tối quan trọng trong hệ thống y tế. Dù ở phòng khám, phòng phẫu thuật hay bệnh viện, cần ngăn chặn hoàn toàn truy cập trái phép vào bất kỳ khu vực nào. Hậu quả của truy cập không kiểm soát có thể rất nghiêm trọng, dẫn đến mất mát vật tư, thiết bị, chậm trễ cấp thuốc hoặc trong trường hợp nghiêm trọng nhất là mất mạng người.

Có trường hợp tủ phải bị phá để vào ngay lập tức, dẫn đến chi phí sửa chữa hoặc thay thế đắt đỏ. Có trường hợp khác an ninh chìa khóa bị ảnh hưởng nghiêm trọng – cửa bị bỏ mở để tiện lợi. Việc kiểm soát, chịu trách nhiệm và an ninh chìa khóa hoàn toàn mất hiệu lực, để lại tài nguyên quý giá mở cho mọi người.

Gần đây, bệnh viện Tổng hợp Southampton gặp vấn đề khi truy cập bộ tủ chìa khóa chứa chìa khóa tủ hồ sơ y tế nhạy cảm. Thời gian liên tục bị lãng phí để tìm người giữ chìa khóa được ủy quyền trên khoa. Cần giải pháp cho phép truy cập tủ mà không mất thời gian và tiền bạc vô ích, đồng thời duy trì mức an ninh cao.

Sau khi đánh giá nhiều lựa chọn, giải pháp tiết kiệm chi phí cao được tìm thấy bằng cách sử dụng Hệ thống Kiểm soát Chìa khóa của Reece Safety kết hợp ổ khóa kỹ thuật số độc lập có chức năng mở bằng chìa khóa dự phòng – dùng cho trường hợp khẩn cấp nếu khóa hỏng. Chốt đẩy tự đóng được lắp để đảm bảo cửa luôn tự đóng, không còn cửa bị bỏ mở! Các khoa phù hợp được lắp giải pháp lưu trữ chìa khóa này. Tính linh hoạt của tủ đáp ứng yêu cầu, đảm bảo chìa khóa luôn an toàn và sẵn sàng cho người được ủy quyền.

Tủ có kết cấu chắc chắn, lớp sơn tĩnh điện bền bỉ, thanh móc điều chỉnh mã màu kèm tab chìa khóa có số tương ứng, có thể thay đổi vị trí cho các kích cỡ chìa khác nhau. Trong lắp đặt này, thanh móc/tab chìa màu khác nhau dùng để chỉ các khu vực khác nhau, ví dụ: KHOA 1 – LẮP ĐẶT MÀU XANH KHOA 2 – LẮP ĐẶT MÀU ĐỎ và tương tự.

Mỗi tủ được cung cấp chỉ số kiểm soát, khi tháo ra sẽ khiến việc nhận diện/vị trí chìa khóa gần như không thể. Bản thân ổ khóa cung cấp đầy đủ tính năng cần thiết để duy trì quy trình an ninh tại bệnh viện: lên đến 80 mã người dùng và 10 mã dùng một lần.

Khả năng lập trình lại ổ khóa ngay trên cửa rất hữu ích. Không phát sinh chi phí không cần thiết khi thay đổi mã theo quy định an ninh. Lưu ý, dù chưa cần ngay, ổ khóa này có tính năng kết nối từ xa để liên kết với công tắc ngoài hoặc báo động. Từ góc độ an ninh bổ sung, có tính năng thời gian chống phá và cảnh báo pin yếu.

Về chìa khóa, các khoa hoạt động hiệu quả hơn, tiếp cận dễ dàng đúng thời điểm, tuân thủ đúng quy trình an ninh, không lãng phí thời gian, không sửa chữa đắt đỏ, không lãng phí tiền bạc... Ngân sách trong NHS rất eo hẹp và thời gian hoàn vốn ước tính không quá 4 tháng từ tiết kiệm chi phí, nhưng giá trị thực sự là thời gian hiệu quả của các chuyên gia y tế cao hơn rất nhiều.

3. Tủ đựng chìa khóa trong lĩnh vực giáo dục 

Nhà trẻ, trường tiểu học, cao đẳng, đại học và tất cả các cơ sở giáo dục đều là nơi hoạt động sôi nổi, với lượng lớn người ra vào suốt ngày và tối. Trong môi trường hiện nay, việc biết ai ra vào ngày càng cần thiết để đảm bảo an toàn cho con người và thiết bị bên trong. Trộm cắp máy tính và máy in là tội phạm phổ biến trong môi trường bận rộn này.

Hiện nay có nhiều hệ thống kiểm soát truy cập trên thị trường có thể giám sát và hạn chế di chuyển của con người trong tòa nhà, và điều tương tự áp dụng cho chìa khóa trong tòa nhà. Phải có kiểm soát/an ninh chìa khóa hiệu quả trong cơ sở để ngăn chặn truy cập trái phép, ngăn ngừa phá hoại và trộm cắp, có thể gây hậu quả nghiêm trọng. Chưa kể chi phí tài chính, thời gian thay thế thiết bị đắt tiền, phí bảo hiểm, dự án bị chậm trễ và tổn hại thể chất, danh sách lãng phí thời gian và chi phí là vô tận.

Một trường tiểu học (ABC) gặp vấn đề truy cập trái phép vào kho IT dẫn đến mất thiết bị quan trọng. Không có kiểm soát ai truy cập phòng IT nên thiếu trách nhiệm dẫn đến không có an ninh. Kết quả là nghi ngờ, buộc tội, chậm trễ giờ học, tất cả lãng phí thời gian và tiền bạc quý giá. Có quá nhiều chìa khóa cá nhân được cấp lưu hành cho tủ chìa khóa duy nhất chứa chìa khóa các phòng thiết bị. Không ai chắc chắn ai giữ chìa, có bao nhiêu chìa “ở ngoài”, do đó trách nhiệm bằng không.

Nhận thấy cần giải pháp tiết kiệm chi phí để cải thiện tình hình, họ liên hệ Reece Safety và trong trường hợp này được đề xuất giải pháp an ninh thấp đơn giản. Hệ thống Kiểm soát Chìa khóa với ổ khóa cam kỹ thuật số, cung cấp 10.000 tổ hợp mã có thể. Tủ chìa khóa SECKS50 là tủ vuông vức chắc chắn với lớp sơn tĩnh điện bền bỉ.

Bên trong lắp 5 thanh móc có màu và số khác nhau kèm tab chìa khóa màu và số tương ứng. Tab chìa khóa được thiết kế treo để hiển thị số ngay lập tức – nhận diện nhanh. Thanh móc kim loại chắc chắn, điều chỉnh được cho các độ dài/kích cỡ chìa khác nhau, đảm bảo tổ chức gọn gàng và nhận diện trực quan trong tủ. Thẻ chỉ số liên quan đến số, có thể tháo rời khi tủ không có người giám sát, khiến việc nhận diện/vị trí chìa khóa gần như không thể. Thẻ vị trí chìa có thể dùng khi chìa bị lấy ra, cho đến khi trả lại, để hiển thị vị trí các chìa quan trọng.

Kiểm soát được lấy lại ngay lập tức. Chỉ người dùng được ủy quyền mới truy cập, nâng cao an ninh nội bộ. Không còn chìa mất hoặc trùng lặp lưu hành, mã truy cập kỹ thuật số được thay đổi định kỳ theo quy trình an ninh hoặc khi nhân viên nghỉ việc. Không cần thay ổ khóa đắt tiền hoặc cấp chìa mới. Hệ thống Chìa khóa cung cấp giải pháp tiết kiệm chi phí cho vấn đề kiểm soát, tiếp cận và an ninh chìa khóa của trường tiểu học.

Kết luận 

Việc chọn giải pháp tủ đựng chìa khóa phù hợp sẽ phụ thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp, số lượng chìa khóa cần kiểm soát và mức độ an ninh truy cập mong muốn.

Với nhiều lựa chọn trên thị trường, từ hộp chìa khóa đơn giản đến tủ chìa khóa truy cập kỹ thuật số có thể chứa đến 500 chìa và hệ thống theo dõi chìa tinh vi, việc lựa chọn và chỉ định có thể là thách thức.

Hãy tìm hiểu thêm về dòng tủ khóa chìa khóa an toàn có sẵn từ Prolockey tại đây: https://prolockey.vn/hop-quan-ly-chia-khoa-key-management-box/ (các mẫu tủ đựng chìa khóa nhôm chuyên dụng cho quản lý chìa khóa an toàn, bao gồm ứng dụng LOTO như tủ PROLOCKEY KB24, KB48, KB72,...).